نامه‌های اداری از نظر ماهیت و چگونگی بیان حالات درونی (لحن) به طور کلی، به موارد زیر تقسیم می‌گردد:

نامه‌های خبری

در این گونه نامه‌ها، معمولاً به گیرندگان نامه یا ارباب رجوع، اخبار و چگونگی پیشرفت انجام کار یا نتیجه آن داده می‌شود. گزارش‌های خبری از جمله این نامه‎ها می‌باشد.

به عنوان نمونه، به نامه زیر توجه نمایید:

همکار محترم، آقای علی امینی

با توجه به در خواست وام مسکن که از طرف شما ارسال گردیده به آگاهی می‌رساند:

براساس دستور مدیریت محترم اداری، تا اطلاع ثانوی، این اداره از پراخت هرگونه وامی به همکاران معذور است.

لطفاً با توجه به اینکه درخواست شما در نوبت پرداخت قرار می‌گیرد، از ارسال درخواست مجدد خودداری نمایید.

نام و نام خانوادگی

امور کارکنان – دایره وام

امضا