کلیه مکاتباتی که در داخل یا خارج از سازمان درباره انجام یافتن کارهای اداری مبادله می گردد، نامه اداری نامیده می شود. به بیانی دیگر نامه اداری را می توان چنین تعریف کرد: " هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و خارج وزارتخانه، سازمان، موسسه و ... مورد استفاده قرار گیرد اصطلاحا نامه اداری نامیده می شود.