پس از مشخص شدن نیاز یک شرکت یا کارخانه، ابتدا مسئولین بازرگانی نسبت به شناسایی منابع موجود در کشورهای مختلف از طریق اینترنت، اتاق بازرگانی و سایر منابع احتمالی با انتخاب فروشندگان و یا تولیدکنندگان مورد نیاز خود، اقدام به مکاتبه و یا مذاکره مستقیم جهت دریافت پیشنهاد قیمت حداقل از سه منبع نموده اند.